收款任務

功能簡介

月初要跟幾十家客戶收帳務費、發票本費、代墊稅款，逐家打帳單、逐家寄信，半天就沒了；寄出後誰繳了、誰說之後再繳，全靠翻對話紀錄。收款任務讓你一次選好對象、列好款項，帳單同時送到客戶的 Email 與 LINE，客戶點連結回覆繳款資訊，款項自動轉入「應收帳款」統一追蹤。

任務有五種狀態：建立中（草稿，可自由編輯）、已排程（等待指定時間自動送出）、已送出（已成為應收帳款，不可再編輯）、已收款、作廢。只有「建立中」的任務可以刪除。

建立收款任務

選擇收款類型

上方有兩個頁籤：一般收款（自行列款項）與 401收款（可匯入文中 401 清單，自動帶入各家應納稅額）。先切到要用的頁籤，再按右上角「建立收款任務」。

命名任務

輸入好認的任務名稱，例如「115 年上半年帳務費」「115 年 5-6 月 401 代墊營業稅」。名稱會出現在客戶收到的帳單與回覆頁上。

開始編輯

按下確定即建立草稿並進入編輯頁。編輯內容會即時存檔，中途離開按「暫存」回到列表即可，之後再從列表「開啟」繼續。

選擇對象公司

在「新增收款」列點「對象」開啟選擇視窗：

• 依群組篩選：點上方的群組標籤只會改變「顯示範圍」，不會影響已經勾選的公司；所以可以先在 A 群組勾幾家、再切到 B 群組繼續勾
• 搜尋：可用公司名稱或 Email 搜尋
• 全選目前顯示 / 清除全部：搭配群組或搜尋條件使用，例如「切到記帳組群組 → 全選目前顯示」
• 右上角會即時顯示「共 N 間 · 已選 N 間」

新增款項

選好對象後，在同一列填入款項內容按「新增」，選中的每一間公司都會各產生一筆。

• 款項名目：內建「帳務費、發票本費、代墊郵資、代墊營業稅」可直接選，也能自行輸入
• 加入記憶：輸入系統沒有的名目時會出現這個勾選框，勾起來下次就會出現在下拉選單（記在這台電腦的瀏覽器）
• 金額、備註：備註會顯示在客戶收到的帳單上，例如「115 年上半年記帳及報稅費」
• 對象選擇會保留，可以連續新增多筆款項；要換一批公司再點「對象」重新選

帳單結構：主項目與子項目

款項會依公司分組成一張張帳單，就像餐廳帳單一樣逐項列出、自動加總。

明細列上的名目、金額與備註都能直接點下去修改，游標移開就自動儲存。每一列右側還有：

• 子項目：在主項目底下加細項。加入子項目後，主項目會標示為「類別」，它的金額改由子項目小計自動計算
• 複製：複製同一列（例如同一筆代墊費要拆成兩期）
• 刪除：移除該列

401 收款：匯入文中 401 清單

營業稅季不必逐家輸入稅額。在「401收款」頁籤建立任務後，編輯頁會多出匯入按鈕：

系統會以統一編號比對公司客戶，取每家的「本期應納稅額」建立「代墊營業稅」款項。匯入完成後會回報匯入筆數、略過的重複筆數，以及查無對應公司的統編清單——那些統編通常是還沒建成公司客戶，或客戶資料裡的統編沒填、填錯。

通知設定與信件內容

帳單怎麼送、要不要客戶回覆，都在下方「通知設定」決定。

• Email 通知：帳單明細寄到公司客戶的登入信箱
• LINE 通知（Flex 帳單）：以 LINE 帳單卡片送到客戶的 LINE，需要事先完成 LINE OA 通知串接
• 需要公司回覆：通知會附上回覆連結，客戶回填繳款資訊，進度彙整在任務頁下方
• 信件預設內容：主旨與內文留空就用系統預設；主旨末端會自動附上事務所名稱，內文結尾自動附上「— 事務所名稱 敬上」。改好按「儲存信件預設」

需要對某一家客戶多交代幾句時，用「個別公司信件」——點該公司的標籤，寫的內文只套用於這一家，其餘公司仍用上面的預設。

送出與排程

確認帳單無誤後按右上角「送出」，系統會先做一次總覽核對：

• 到期日：預設為 14 天後，會顯示在帳單與應收帳款上
• 立即送出：確認後立刻轉為應收帳款並依通知設定發送
• 排程送出：指定日期與時間（需晚於現在），任務會變成「已排程」狀態等待自動送出

客戶怎麼回覆

開啟「需要公司回覆」後，客戶的 Email 與 LINE 帳單會附上一條專屬回覆連結，點開即可回覆，不需要登入：

送出後客戶會看到確認畫面，同一條連結可以重新填寫覆蓋先前的回覆。

追蹤回覆進度

任務送出後，任務頁最下方會出現「回覆進度」，顯示已回覆比例與每間公司的回覆時間，該催誰一目了然；列表頁的「回覆進度」欄也會同步顯示 N / N。

應收帳款

任務一送出，每筆款項就進入「應收帳款」（類別列不會重複列出，只列實際款項）。

• 上方條件列可依 公司、公司群組、未收款／已收款、發出日期區間、截止日期區間 查詢，按「清除」回到全部
• 收到款項後按該列的「標記已收」，狀態轉為「已收款」；標記錯了可按「標記未收」還原
• 一張任務的款項全部收齊後，任務狀態會變成「已收款」

常見問題