零用金

功能簡介

事務所每個月都有零星的小額支出——幫客戶跑一趟拿大小章、掛號寄申報書、同事加班的晚餐……傳統做法是抽屜裡放一筆現金、旁邊擺一本手寫簿，月底常常對不起來。零用金功能把這本簿子搬進系統：管理者存入現金 → 員工線上請款 → 管理者核准後自動扣帳，餘額與每一筆進出隨時看得到。

功能依「零用金」權限分成兩種視角：

情境一：管理者存入零用金

零用金是一本單一的現金帳，所有請款都從這裡扣。一開始先把現金放進來：

按「存入零用金」

到「零用金」頁面，按右上角的「存入零用金」。

填日期、金額與備註

日期預設是今天，金額填實際放進零用金的現金；備註選填，建議寫來源（例如「9 月零用金撥補」），之後翻明細帳一眼就懂。

現金要從零用金拿出來（例如多餘的錢存回銀行）時，按旁邊的「取出零用金」，表單一樣只有日期、金額、備註：

情境二：員工請款

替事務所或客戶墊了錢之後，員工自己在系統上提出請款，不必再拿發票找管理者登記。

從員工入口登入

員工使用事務所提供的員工入口連結登入（網址含事務所 ID），輸入自己的帳號密碼即可。

登入後側邊選單同樣有「零用金」，但員工看到的是自己的請款紀錄：上方三張卡是待核准、已退回與本月已核准的金額，下方列表可依狀態、用途關鍵字查詢。

三種請款性質

新增請款時要先選「請款性質」，決定這筆錢是替誰墊的：

公司代墊

選「公司代墊」並指定代墊公司

請款性質選「公司代墊」後會多出「代墊公司」欄位。選「選擇公司」可以輸入公司名稱或統一編號搜尋事務所的公司客戶；如果是還沒建成客戶的公司（例如關係企業），改選「自行填寫」直接打名稱。

填金額、服務細項與用途說明

服務細項可以從建議清單挑（名稱預查、大小章、一站式送件……），也能自由打字；用途說明寫清楚做了什麼，管理者審核時就是看這一欄。

事務所代墊

請款性質選「事務所代墊」，不需要指定公司，填金額、服務細項與用途說明即可送出。個人餐費的填法相同，只是性質選「個人餐費」。

送出後：待核准，可編輯或撤回

送出的請款會以「待核准」出現在自己的列表，在管理者處理之前都還可以按「編輯」修改內容，或按「撤回」整筆取消。

情境三：核准款項

員工送出的請款會進到管理者的「請款審核」分頁，上方「待核准」卡片也會顯示筆數與金額。

單筆核准

確認用途與金額沒問題，按該列的「核准」。核准會立即從零用金扣帳且不可作廢，所以系統會再確認一次。

批次核准

請款很多筆時，勾選左側的核取方塊，上方會出現已勾選筆數與合計金額，確認後按「批次核准」一次處理。只有「待核准」的列可以勾選。

退回

內容有問題（缺發票、金額不對）時按「退回」並填寫原因。員工會在自己的列表看到原因，修改後可以重新送出。

核准後：審核紀錄與明細帳

處理過的請款留在「已核准」「已退回」分頁，可看到由誰、何時核准或退回；已核准的請款同時寫入「零用金明細」，餘額欄逐筆遞減。

員工這邊也會同步看到結果——已核准的顯示核准人，已退回的顯示原因並提供「修改重送」：

常見問題